Az előállítás optimalizálása

Számtalan lehetőség áll a rendelkezésünkre, ha dokumentumok automatikus generálásán vagy sablonok készítésén gondolkozunk, azonban mindegyik megoldásnak megvan a maga korlátja, ami miatt vállalati környezetben nem érdemes használni.

Nehézkes adatimportálás

Egy átlagos szövegszerkesztő alkalmazásban úgy tudunk sablon alapján dokumentumokat sokszorosítani, hogy importáljuk az adatokat egy külső forrásból, leggyakrabban például Excelből. Ennek a módszernek a fő hátránya, hogy először külön össze kell gyűjtenünk az összes szükséges adatot egy táblázatba, odafigyelve az összes mező formátumára és elnevezésére, hiszen az adatok nem a szükséges formátumban állnak rendelkezésre. Ezen adatok kézi feldolgozása minden esetben rengeteg adminisztrációs többletet és hibalehetőséget hordoz magában.

Validálás hiánya

Egy másik lényeges probléma a nem centralizáltan kezelt adatforrással, hogy nincs megfelelő lehetőség az adatok validálására, így például egy telefonszám helyére nyugodtan kerülhet egy e-mail cím, vagy maradhat kitöltetlenül egy kulcsfontosságú mező.

Dokumentumok létrehozása egy folyamatkezelő rendszerrel

Egy folyamatkezelő megoldás legfontosabb előnye, hogy mindent egy kézben tartva rendelkezik az összes szükséges információval és eszközzel a feladat végrehajtásához így nincs szükség külön adatimportálásra és az adatok pontossága miatt sem kell aggódni. 

Létrehozhatunk dokumentumokat űrlap segítségével is, ha manuálisan szeretnénk az adatokat bevinni, de szeretnénk garantálni a szükséges adatok meglétét. 

További óriási előny, hogy a legtöbb dokumentumot elegendő egyszer megszerkeszteni, ezután azonnal használhatjuk azt sablonként. A szerződések, árajánlatok és formalevelek létrehozása egyaránt egyszerű, sőt automatizálható.

Dokumentumok jóváhagyása

Folyamatkezelő megoldásunk lehetőséget biztosít bármennyi szervezeti egység és döntéshozó bevonására, ha dokumentumok jóváhagyásáról van szó. Mivel a dokumentumok mellé státuszok és egyéb lényeges információk is társulnak, a döntéshozatal folyamata maximálisan meg van könnyítve minden résztvevő számára.

Egy konkrét észrevétel esetén például lehetőségünk van hozzáfűzni azt a dokumentumhoz és felelőst rendelni hozzá határidővel.

Algoritmizálható jóváhagyások esetén azok automatizálására is lehetőségünk van, így egy-egy dokumentum akár másodpercek alatt eljuthat az ügyfélhez bármilyen emberi beavatkozás nélkül.

Dokumentumok kiküldése

Rengeteg időt emészthet fel, ha több dokumentumot számtalan címzetthez szeretnénk eljuttatni például e-mailben. Minden alkalommal ellenőriznünk kell a megadott e-mail címek helyességét, a dokumentumok tartalmát, és hogy megfelelően csatoltunk e mindent. 

Automatizált kiküldés

Bármilyen eseményhez kapcsolhatjuk egy dokumentum kiküldését, mint például egy feladat elvégzése. Előfordulhat, hogy egy dokumentumot vagy levelet rendszeresen, előre megadott időpontban kell kiküldeni, vagy például egy fizetési felszólítás esetén akár egy bizonyos eseményt követően néhány nappal. Egy fejlett folyamatkezelő megoldás számára, mint például az xFLOWer, ez természetesen nem jelent problémát.