Gátat szab a késedelmes kifizetéseknek

A számlakezelés (különösen, ha egy-egy kifizetést több szereplőnek is jóvá kell hagynia) időigényes feladat lehet. Amennyiben számlakezelését folyamatkezelő rendszerbe ágyazzuk, a többlépcsős jóváhagyás is leegyszerűsödhet, megkönnyítve mindenki munkáját és hatékonyabbá téve a cég működését.

Felesleges beszerzések elkerülése

Amennyiben nincs megfelelő kontroll a beérkező számlák kezelésének folyamatában, könnyen előfordulhat, hogy egyébként szükségtelen tételek is beszerzésre kerülnek. Amennyiben a számlakezelés egy rendszerben kapcsolódik össze az üzleti folyamat többi részével, biztosítható, hogy csak valóban szükséges tételek esetében történjenek kifizetések.

Segít felfedni az esetleges hibákat

A számlák adatait tekintve számos eltérés és pontatlanság lehet, amit egy digitális számlakezelő rendszer képes egyszerűen kiszűrni. A munkafolyamat-kezelő rendszer segítségével az esetleges elírások és más hibák gyorsan felfedezhetők, és könnyen kijavíthatók.

Segít átláthatóvá tenni a bejövő számlák kezelésének egész folyamatát

A hagyományos, papíralapú számlakezelés esetén előfordulhat, hogy az adott cég bizonyos pénzügyi folyamataira nem megfelelő a vezetés rálátása. Egy workflow-rendszer segítségével és a bejövő számlák egy helyen való, elektronikus kezelésével a vállalat pénzügyei átláthatóvá tehetők, így segítve a pénzügyi hatékonyságot.

Kivételek egyszerűbb kezelése

A hagyományos számlakezelési módszerekkel nehézkes lehet a számlakezelési folyamatoktól eltérő vagy valamilyen szempontból problémás esetek kezelése. Egy profi számlakezelő szoftver ugyanakkor segíthet rendszerezni a jóváhagyási kivételeket vagy éppen felfedni, ha a számla által tartalmazott adatok hiányosak.

Kimenő számlák

Az elkészült teljesítési igazolás beérkezése esetén a számla akár automatikusan is kiállítható egy folyamatkezelő rendszerrel. Az automatikus validálási funkcióknak köszönhetően az ÁFA tartalom, a tételsorok elnevezése, a határidők és a cégadatok is biztosan megfelelőek lesznek. 

Mivel a kifizetés teljesítése szintén ellenőrizhető automatikusan, lehetőség van a folyamat lezárására, vagy a kintlévőség kezelési folyamat elindítására. 

Összegzés

A folyamatkezelő rendszerekkel tehát elkerülhető az alul vagy túlszámlázás, és a felesleges kifizetések, illetve lehetőség van bizonyos számlák automatikus jóváhagyására is. 

Folyamatkezeléssel kapcsolatos megoldásaink nem csak a számlázás területén, de bármilyen céges folyamat optimalizálása során kiemelkedőek, saját szoftverünk pedig lehetővé teszi a gondtalan átláthatóságot és rendszerezést.