A kereskedelmi szektorra általánosságban nehezedő nyomáson túl a gyógyszer nagykereskedelemben kritikus fontosságúak a beszerzések, a szállítás pontossága és a betegadatok védelme.
Ügyfelünk azzal a kéréssel fordult hozzánk, hogy harmonizáljuk és egységesítsük az adminisztrációs folyamataikat. Mivel a gyógyszeriparhoz kötött a kereskedelmi tevékenység, szigorú bizonylati rendet kellett kialakítani, semmilyen papír vagy elektronikus alapú információ nem kallódhatott el.
Az xFLOWerben kialakított folyamatok segítségével sikerült átvenni az adminisztráció teljes felügyeletét. Ebben benne van valamennyi kimenő és bejövő bizonylat kezelése, követése és gyors visszakeresése is. Speciális folyamatként az xFLOWer kezeli a dolgozói mobiltelefon parkkal kapcsolatos ügyeket, (igénylés, javítás, csere.) és a céghez emailen keresztül küldött napi levelezés gyűjtését is.
A beérkező elektronikus számlák archiválása során, az ügyintéző az xFLOWer segítségével a dokumentumokat az ügyfélhez rendeli. Formai ellenőrzést végez, és ha az adott dokumentum megfelelt a kritériumoknak, továbbítja az SAP rendszer felé.
A feladat nehézségét az okozta, hogy a nagy számú és összetett folyamatok hatékony kezelésén felül kiemelt figyelmet kellett fordítani a jogszabályi környezetnek való megfelelésnek. A gyógyszeriparban a kereskedelmi tevékenység sokféle és gyakorta változó szabályoknak megfelelve működhet, ellenkező esetben felfüggeszthetik a gyártó működését, bevonhatják gyártási és forgalmazási engedélyeit. Épp emiatt a kereskedelmi tevékenység minden területén szigorú bizonylati rendet kellett kialakítani úgy, hogy semmilyen dokumentum se veszhessen el és biztosított legyen a bennük tárolt adatok biztonsága is.
Az xFLOWer bevezetésével olyan folyamatok kerültek kialakításra a kereskedelemben, amelyek zárt rendszert alkotva hatékonyan támogatják a szigorú bizonylati rend megvalósítását a szervezet különféle szintjein és a partnereknél, kereskedőknél egyaránt. A rendszer felügyeli az adminisztrációt és minden bejövő - kimenő bizonylatot kezel.
Az xFLOWer a dokumentumok adattartalmának vizsgálata után a hozzájuk tartozó folyamatot indítja el és viszi végig. Az egységes, központosított tárolási rend lehetővé teszi a bizonylatok gyors visszakeresését, illetve követését is a folyamatban, azaz mindig, minden bizonylat helye azonnal meghatározható.
A rendszerben a szervezet egyéb operatív tevékenységeinek támogatása is megoldott, ilyen például a mobiltelefonok igénylése, javítása és cseréje is. Ez a feladat a nagyszámú résztvevő miatt bonyolult és időigényes volt manuálisan elvégezve. A bevezetés után ezen folyamatok automatizálásra kerültek, így az illetékes kollégák a teljesítésre koncentrálhattak az adminisztratív feladatok helyett. Ezáltal lerövidültek az eszközigénylési, kiadási és átvételi idők is.
A szigorú bizonylati rend kialakításának szükségessége azonban kézenfekvővé tette az elektronikus számlakezelés integrálását a rendszerbe. Az xFLOWer figyeli a beérkező elektronikus levelezést, és az egyéb levelezéstől elkülönítetten kezeli a számlát is tartalmazó leveleket. Az általános levelezést az iratkezelési szabályzatban foglaltak szerint iktatja, míg a számlák adattartalmát és formai megfelelőségét ellenőrzi, megfelelőség esetén pedig továbbítja a pénzügyi osztály irányába a vállalatnál működő SAP rendszeren keresztül. A számlákat minden esetben archiválja és ügyfélhez rendeli a saját adatbázisán belül, ezzel biztosítva a visszakereshetőséget és a törvényekben foglaltak szerinti tárolást.
A kritikus fontosságú műveleteket mindig érdemes automatizált rendszerek segítségével végrehajtani, hiszen a megfelelő konfigurálás után a hibák lehetősége minimálisra csökken. Ahhoz, hogy a folyamatok felépítése és a konfigurálás egyszerű és hibamentes legyen, minden esetben szakmai segítséget nyújtunk minden ügyfelünk számára. Teljeskörű szolgáltatásunknak köszönhetően garantálni tudjuk, hogy szoftveres megoldásunk a maximális hatékonyságot biztosítsa.
Ügyfél:
Phoenix Pharma
Projekt célja:
Adminisztráció egységesítése
Együttműködés kezdete
2020
