Bevezetés az automatizált folyamatok világába 9. – Szabadságok, helyettesítések

A szabadságolások kezelése során könnyű megfeledkezni a kapcsolódó tényezők megfelelő nyilvántartásáról, mint például a helyettesítések. Manuális nyilvántartás esetén amikor a szabadságolások csak statikus adat formájában vannak nyilvántartva például egy Excel táblázatban, senki nem fog minket figyelmeztetni, ha például egy kulcsembert és lehetséges helyettesítőjét egyszerre engedjük szabadságra. Ezt elkerülendő, át kell látnunk a folyamat egészét.

Szabadságigénylések folyamata

Sokszor még nagyobb szervezeteknél is előfordulhat, hogy a szabadságolások ad-hoc módon vannak kezelve, például egy egyszerű táblázatban. Mivel ezekben az esetekben a szabadság igénylése sokszor személyesen, szóban történik, nem kerül be az igénylés egy egységes rendszerbe ráadásul az adatok bevitele egy újabb személyre hárul ezzel további hibalehetőséget hagyva maga után.

Egy táblázat nem teszi lehetővé a jóváhagyásokat sem, így azokat is e-mail-eken keresztül vagy személyesen kell elintézni.

Szabadságkezelés folyamatalapon

Egy fejlett folyamatkezelő rendszer lehetővé teszi nem csak a jelenleg szabadságon lévők pontos áttekintését, de a többkörös jóváhagyást is. Mivel az igénylő azonnal a rendszeren belül készíti el az igénylését, abból automatikusan egy feladat keletkezik a megfelelő felelőssel.

A jóváhagyás első körében a közvetlen felettes jóváhagyhatja, vagy el is utasíthatja az igénylést, a rendszer pedig automatikusan értesíti a kérelmezőt. Kizárólag akkor juthat el az igénylés a jóváhagyás következő fázisába, amikor az előző jóváhagyásra került.

Automatikus ellenőrzés és eszkaláció

Rengeteg felesleges adminisztrációt megspórolhatunk azokban az esetekben, amikor egy igénylés olyan hibát tartalmaz, amely a nyilvántartott adatokból azonnal látható. Ezekben az esetekben a folyamatkezelő rendszer képes már az igénylés leadásának a pillanatában figyelmeztetést megjeleníteni, és megmutatni más, még elérhető idősávokat.

Helyettesítések kezelése

Egy folyamatkezelő rendszerben lehetőségünk van automatikus és manuális helyettesítés szervezésre is. Amennyiben a program az előre definiált szabályok szerint ki tud jelölni helyettesítőt, úgy azt automatikusan meg is teszi.

Automatikus helyettesítés szervezés esetén a program képes nyilvántartani a szerepköröket, szaktudás-fajtákat is, mellyel olyan kollégát fog ajánlani, aki biztosan el tudja látni az adott feladatot.

Természetesen akadnak olyan esetek is, amikor hirtelen, előre nem látható okból kézzel kell megszervezni a helyettesítést, mert például mindenképpen szükség van személyes egyeztetésre.

Összegzés

Nem csak a szabadságok kezelését, de számtalan más, komplex üzleti folyamatot is felépíthetünk egy folyamatkezelő rendszerben. Az optimálisan felépített folyamatok már önmagukban is óriási üzleti előnyt jelentenek, ezek az előnyök azonban a temérdek automatizációs lehetőséggel tovább növelhetők. A szabadságok és helyettesítések kezelése akkor automatizálható a leghatékonyabban, ha az adott rendszer a lehető legtöbb, naprakész információval rendelkezik a vállalat összes tevékenységéről.

A ClickOn-nál kiemelten fontosnak tartjuk a segítségnyújtást és tanácsadást az üzleti folyamatok megismerésével és felépítésével kapcsolatban, hisz egy szoftveres megoldás megfelelő tapasztalat és szakmai segítség nélkül nem fogja elérni a kívánt eredményt.

Automatizált munkaelosztás

A manuális munkaidőtervezés, szabadságkezelés és munkaerőelosztás időigényes, nagymértékű emberi erőforrást igénylő tevékenység lehet. Az xFLOWer platform nem csak a fentiekben, de a feladatok kompetencia szerinti kiosztásában és súlyozásában is segít, az egyenletes és optimális működésért.

BŐVEBBEN