Ügyfelünk a p2m, többek között vállalatszervezéssel, stratégiai- és projektmenedzsmenttel foglalkozik. Olyan rendszert kerestek, amely a projektjeik megvalósításához kapcsolódó dokumentumok útját, kezelését támogatja.
Egy-egy ilyen pályázati pénzből finanszírozott projekt során gyakorlatilag szinte mindent dokumentálni kell annak érdekében, hogy a későbbi ellenőrzések során e dokumentumokat (szerződéseket, számlákat, teljesítési igazolásokat, jegyzőkönyveket) a lehető leggyorsabban be lehessen mutatni az ellenőrző hatóságnak. Ne vigyen el értékes napokat, heteket, amíg az irattárból előkeresik az ellenőrzött projekt vagy pályázat dokumentumainak eredetijét, fénymásolják vagy beszkennelik.
A cég nagyon szervezetten, átláthatóan működik, ezt a működést egy EasyProject nevű szoftver is támogatja. A dokumentumok megfelelő kezelésére azonban nincs felkészítve az alkalmazás. Kezdettől fogva az volt az elvárás, hogy a dokumentumkezelés a lehető legegyszerűbben történjen, minden projekt megnyitásakor egy helyen, de kategorizáltan lehessen látni az összes dokumentumot.
A projektek megvalósítására a p2m alvállalkozókat is be szokott vonni. Az együttműködést természetesen szerződésekben is rögzítik, így adott, hogy minden alvállalkozói szerződést nem csak a szerződés adattárból, nem csak a szerződött partnerek adatainál, de adott projekteknél is el kell érni, meg lehet nyitni.
A törzsadatok az EasyProject adatbázisaiban tárolódnak, ehhez az integrációt is ki kellett alakítani, amely munkát a p2m támogatásával az xFLOWer fejlesztői csapata végezte.
A folyamatok során ezeket a törzsadatokat vesszük át az EasyProjectből, és módosulás esetén vissza is töltjük. Létre kellett hozni egy LDAP (egyszerűsített címtárhozzáférési protokoll) integrációt is annak érdekében, hogy a p2m munkatársai a beosztásuknak megfelelő jogosultságot kapjanak az xFLOWerbe történő belépéskor.
A dokumentumkezelés feladata volt a jóváhagyások koordinálása is. Mivel a p2m szervezeti struktúrája is ez alapján működik, az xFLOWerbe is bele kellett „építeni” a jóváhagyás lépései mellett a különböző jogosultsági és jóváhagyási szinteket.
Összességében a projektadminisztráció aktív vezetője az EasyProject, bizonyos részfolyamatokat pedig az xFLOWer koordinál. Emellett az ügyfél dokumentumait is az xFLOWer generálja le sablonokból, így a teljesítési igazolást, nyomtatványokat, megrendeléseket, alvállalkozói egyedi megrendelést, szakmai beszámolót stb.
Számunkra tanulságos volt látni az együttműködés első percétől kezdve, hogy a legjobb projektmenedzsment eszközök esetében is vannak „lyukak” az adminisztrációs folyamatokban, amihez workflow szoftverre van szükség. Összességében elmondható, hogy az xFLOWer és az EasyProject remekül kiegészíti egymást, és habár a teljes projektkezelési folyamat kezelhető lenne az xFLOWerben, a rendszerünk számára akkor is van feladat, ha a projektmenedzsmentre már másik szoftvert vezettek be.
Ügyfél:
p2m
Projekt célja:
Projektmenedzsment támogatás, dokumentumkezelés
Együttműködés kezdete
2020
