Bevezetés az automatizált folyamatok világába 4. – Szerződések kezelése

Képzeljünk el egy olyan világot, ahol a szerződésekben szereplő megkötéseket és határidőket nem nekünk kell manuálisan kikeresnünk a teljesítés során, hanem egy szoftveres megoldás megteszi ezt helyettünk. Ebben az esetben nem lenne több elfeledett határidő, kimaradt részinformáció vagy egyéb félreértés. Joggal gondolhatjuk, hogy miért nem természetes és magától értetődő ez a fajta működés a 21. században.

Optimalizálatlan folyamatok

Egy szerződés létrehozásánál egyszerre fontos szempont a kötelező elemek megléte melyeket nem szeretnénk minden alkalommal újra megírni, másrészt viszont az elkészítési folyamatnak elég rugalmasnak kell lennie ahhoz, hogy bármilyen gyakran változó részletet könnyedén kicserélhessünk.

Egy folyamat automatizáló szoftverben lehetőségünk van előre elkészített és testreszabott vagy teljesen egyedi szövegrészletek segítségével összeállítani egy szerződést, ráadásul mivel minden szerződésben foglalt információ közvetlenül rendelkezésre áll, nem kell azokat újra felvenni egy külső forrásból annak létrehozása során.

Teendők a szerződés elkészültét követően

Folyamatkezelő rendszerünk előnye az elkészült szerződéssel kapcsolatos teendőkben és az információ utánkövetésében mutatkozik meg igazán.

A szerződésben szereplő pontok például nyilvántarthatók feladatként, így a határidők lejárta előtt a program értesítést küld az összes résztvevő számára. A különböző feladatokhoz természetesen a részszámlák is csatolhatók szükség esetén.

A feladatok vezetésének a legnagyobb előnye a könnyű erőforrás tervezés és nyomon követés, így a szervezeten belül minden résztvevő tisztában lehet a projekt haladásával.

Ügyfélélmény növelése komplex szerződések esetén

A megfelelő helyen nyilvántartott és aktualizált feladatok hatalmas előnyt jelenthetnek a vállalat ügyfelei számára is, hisz így a munkafolyamat lépéseiről akár automatikus értesítés is küldhető. Egy generálkivitelezés esetén például különösen megnyugtató lehet, ha ügyfelünk pontosan tudja, hogy leendő házának munkálatai éppen melyik fázisnál tartanak.

Automatizálás

A szerződések létrehozásával kapcsolatban több lépés is automatizálható, nem beszélve a szerződéshez kapcsolódó folyamatokról, mint például a tervdokumentációk vagy számlák kezelése.

Keret- és megújuló szerződések

Amennyiben szerződésünk kötött időre szól, de szükség van a benne foglalt tevékenység folytatására, vagy a rendelkezésre álló keretösszege kezelésére, egy folyamatkezelő szoftver ebben is a segítségünkre lehet. A megújuló szerződéseknél az automatikus értesítések révén nem kell aggódnunk, hogy megfeledkezünk a megújításról.

A keretszerződéseknél időarányosan feloszthatjuk a keretösszeget, és a rendszer értesítést küld, ha a keret elfogy egy hónapban. Segítségével nyomon követhetjük, ki, mikor, mit rendelt, és egységesen kezelhetjük a kapcsolódó számlák jóváhagyását is.

Szerződések archiválása, tárolása

Mivel teljesített szerződések esetén is bármikor adódhatnak operatív feladatok, fontos a megfelelő tárolás és nyilvántartás.

Leggyakrabban azonban valamilyen adatra lesz szükségünk egy korábbi szerződésből, így ezt megelőzendő különösen sokat segít, hogy az összes szerződésben lévő adat egy külső rendszerben is nyilván van tartva.

Verziókezelés

A tárolás részeként megemlítendő a verziókezelés fontossága is, amellyel nyomon követhetők a korábbi módosítások, a módosítást végző személlyel együtt.

Összegzés

A szerződésekkel kapcsolatos adminisztráció csak egyetlen a számtalan lehetőség közül, amelyet nagyban megkönnyít és költséghatékonnyá tesz egy folyamatautomatizáló rendszer, mint például az xFLOWer. Mi a Click On-nál arra törekszünk, hogy ne csak a szoftvert, de a mögöttes tudásrendszert is biztosítsuk ügyfeleink számára, ezzel rengeteg tehertől megkímélve őket.