Bevezetés az automatizált folyamatok világába 2.

A dokumentumok az információátadás egyik legfontosabb építőkockái minden cégnél. Dokumentumok segítségével lehetőségünk van magyarázatot adni, tárolni, megegyezni, feladatokat feljegyezni vagy épp kimutatásokat készíteni. A dokumentumok vitathatatlan előnyei közé tartoznak a beszélgetéssel szemben többek között kidolgozottságuk, információtartalmuk, időbélyegük és a lehetőség arra, hogy bármeddig megőrizzük őket.

Az átláthatóság mindenek felett

A nem megfelelően kezelt dokumentumok pillanatok alatt elveszíthetik legfontosabb előnyös tulajdonságaikat. Számos vállalatnál a mai napig bevett gyakorlat a különböző üzenetküldő alkalmazások használata dokumentumok továbbítására, mint például a Messenger vagy a WhatsApp, ami az egyik legrosszabb praktika a dokumentumok szempontjából. Ezeken a csatornákon a fájlok össze-vissza érkeznek be, nem kereshetőek megfelelően és semmilyen rendszerben nincsenek nyilvántartva.

Az e-mailben érkező dokumentumokról már azt gondolhatnánk, hogy kereshetőek és átláthatóak, ez azonban még azoknál a felhasználóknál sem igaz, akik pedánsan rendszerezik beérkező e-mailjeiket különböző mappákba. Ha egy dokumentum nem csatolmányként, hanem egy külső hivatkozáson keresztül érkezett, máris bármikor eltűnhet.

Az e-mailhez hasonlóan egy normál vagy cloud tárhely sem biztosít semmilyen plusz funkcionalitást vagy információt a fájlok mellé, amik hozzájárulnának egy megfelelő rendszer kialakításához.

Milyen lehetőségek hiányoznak pontosan egy normál fájlkezelőből?

● A fájlok automatikus mozgatása előre megadott szabályok szerint

● A fájlok feladatként történő nyilvántartása értesítési lehetőségekkel

● Egyéb információk hozzáfűzése a fájlhoz

● Megfelelő jogosultságkezelés

Ezek a funkciók természetesen alapvető tartozékai egy megfelelő folyamatkezelő rendszernek, mint például az xFLOWer.

A bejövő dokumentumok élettartama

Beérkezés, iktatás

Az első és legfontosabb teendőnk egy dokumentummal, hogy begyűjtsük azt az összes elérhető csatornán keresztül, majd eljuttassuk a megfelelő személyekhez.

Amennyiben papíralapú dokumentumokról van szó, érdemes digitalizálni azokat, hisz csak így tarthatjuk őket nyilván egy számítógépes rendszerben.

Természetesen a legtöbb esetben az iktatáshoz feladatok, határidők és egyéb megjegyzések is társulnak, amelyeket egyszerre szeretnénk átlátható és később is elérhető formában a dokumentumhoz társítani.

Ügyintézés

Miután megtörtént az iktatás, elkezdődhet az ügyintézés. Az ügyintézés során a dokumentumot akár többen is szerkeszthetik, módosíthatják a státuszát vagy át is helyezhetik. A különböző műveletek során garantálni kell a konzisztenciát előre megadott szabályokkal a dokumentum elhelyezésére és tartalmára vonatkozóan, hisz, ha hárman háromféleképpen rendszereznek valamit a legjobb belátásuk szerint, akkor az végül mindenki számára átláthatatlan lesz.

Utánkövetés és jelentés

A dokumentumokkal kapcsolatos feladatok elvégzését követően előfordulhat, hogy jelentést kell készítenünk róla, vagy tájékoztatnunk kell a szervezet többi tagját is. Az elszámolásban óriási segítséget nyújthat egy megfelelően vezetett rendszer, melynek keretein belül sok esetben még a jelentések is teljesen automatizáltan elkészíthetők.

A döntéshozók számára kifejezetten nagy segítség lehet egy jóváhagyás esetén az összes információ rendszerezett megléte.

Archiválás

A dokumentumok élettartamának végén továbbra is fontos szempont, hogy bármikor elérjük azokat és az összes hozzájuk kapcsolódó megjegyzést. A dokumentumok archiválása és tárolása természetesen ugyanúgy szigorú szabályok mentén kell, hogy történjen, mint a többi dokumentummal kapcsolatos tevékenység, ideális esetben teljesen automatizáltan.

Az xFLOWer sok más mellett természetesen az archiválással kapcsolatos terheket is képes levenni a szervezet tagjainak válláról.

Összegzés

A dokumentumkezelés számos buktatójának elkerülése érdekében érdemes az ebben jártas szakemberek segítségét kérni, hisz önmagában sosem a használt eszköz vagy szoftver fogja meghatározni dokumentumkezelésünk sikerességét, hanem a mögöttes tudás és precíz rendszerezés.

Ügyfeleink igényének megfelelően mi nem csak egy folyamatautomatizáló szoftvert, hanem az összes hozzá tartozó tapasztalatot és technikai támogatást is biztosítjuk.

Dokumentumkezelés folyamat alapon

Az üzleti dokumentumok teljes köre ügyintézést igényel, emiatt ezen dokumentumokhoz kevés kivételtől eltekintve mindig üzleti folyamatok, tevékenységláncok kapcsolódnak – ezeket vezérli az xFLOWer.

BŐVEBBEN