Mi a projektmenedzsment?
A Wikipedia szerint: „A projekt egyszeri vállalkozás, melynek célja, hogy egyedi terméket, szolgáltatást vagy végeredményt hozzon létre.” (Forrás: https://hu.wikipedia.org/wiki/Projekt) Ugyanezen oldal megemlíti, hogy a projekteknek három fő jellemzője van: egyszeri, egyedi, kidolgozása folyamatos. Azaz projektként értelmezhető minden olyan tevékenységlánc, amely nem folyamatosan van jelen egy szervezet működésében, hanem adott ideig tart és bizonyos célokat valósít meg, mint például termékfejlesztés, vagy új szolgáltatás kialakítása. Amikor a kitűzött cél megvalósul, a projekt véget ér, gyakorta még a projektre létrehozott csapat is felbomlik.
Egyszerű példával élve projekt lehet például egy ház építése. Mint minden más projekt esetében itt is bizonyos feltételek együttállása szükséges a sikeres megvalósításhoz. A „projektvezető” – jelen esetben a kivitelező – felelőssége, hogy minden feltétel teljesüljön, egyébként a projekt nem lesz sikeres. Ebben az esetben a projekt vége egyértelmű: amikor minden munkálat befejeződött, a ház kulcsrakészen átadható állapotban van, a projekt véget ér.
Mi a workflow?
Az angolból átvett megfogalmazás itt kissé csalóka, nem olyan egyértelmű, mint a projekt esetében. Angolban a „workflow” és „business process” kifejezések nagy átfedést mutatnak. Magyarban azonban a „business process” jelentése üzleti folyamat, míg a „workflow” kifejezést az üzleti folyamatokat kezelő informatikai rendszerek gyűjtőneveként használjuk. Azaz a workflow egy olyan informatikai eszköz – szoftver – amellyel üzleti folyamatainkat kezelhetjük. Eltérően a projektektől, az üzleti folyamatok olyan több lépésből álló, ismétlődő tevékenységláncok, amelyek a napi ügyvitelben, azaz a vállalat életében folyamatosan jelen vannak. Az üzleti folyamatok is lépésekre bonthatók – ebben hasonlítanak a projektekhez – és ezen lépéseket, tevékenységeket kezeli a workflow rendszer. Ilyenek lehetnek például a számlakezelési folyamatok, postázási, iktatási folyamatok, szerződéskészítési folyamatok, panaszkezelési és értékesítési folyamatok, és így tovább.
Mi a különbség?
A fentieket összegezve a workflow és a projektek közötti különbségről az alábbi tényezők döntenek: ● Állandó vagy eseti-e a tevékenység? ● Minden esetben egyazon, vagy átmenetileg különböző kollégák végeznek bizonyos feladatokat? ● Egy adott célt kell elérni kitűzött időpontra vagy ismétlődő feladatok összessége jellemzi a vállalatot? Az előző példához, a házépítéshez kapcsolódóan a workflow – avagy folyamatok – kezelése is megvilágítható. Amikor felépül a ház, tehát a projekt véget ér, különféle folyamatok indulnak el a házzal kapcsolatban: közmű és egyéb számlák kifizetése, kapcsolódó adók időközönkénti befizetése, rendszeres takarítás, rendszeres karbantartás, a kert rendszeres ápolása, időközönként ablaktisztítás és még sok más. Látható, hogy míg a projekt lezárul és eredménye lesz – azaz elkészül a ház – annak fenntartása folyamatos, ismétlődő tevékenységek elvégzését igényli. Ezeket pedig értelmezhetjük folyamatokként, hisz amíg a ház áll és benne lakunk a fentieknek sosincs vége. Például nem mondhatjuk két év elteltével, hogy a „villanyszámlák kifizetése projekt” elkészült és többet nem kell vele foglalkoznunk, ehelyett minden hónapban kénytelenek vagyunk végig csinálni ugyanazt a tevékenységet újra és újra.
Mit jelent mindez egy vállalat számára?
Gyakran találkozunk olyan helyzettel, amikor a cégvezető kijelenti: nincs szükségünk workflow rendszerre, kiválóan tudjuk kezelni a projektjeinket, megvan hozzá minden eszközünk. Ekkor bizony probléma megértetni az illetővel, hogy a kettő bár távolról nézve hasonlíthat egymásra mégis teljesen más a felhasználás célja, módja és más típusú problémákra adnak megoldásokat az eltérő rendszerek. Ahogy azt az előző példában is láthattuk, az élet minden területén találkozunk folyamatokkal (sokszor projektekkel is) ugyanígy a vállalatok napi működése is folyamatokra épül – akkor is, ha ez nem tudatosan kerül megnevezésre, kialakításra.
Az alapkérdésre visszakanyarodva, amennyiben a cég napi működését, rutinjait, ügyvitelét kell kezelni, mindenképpen a workflow lesz a megoldás, míg projektek kezelésére – bár a workflow alkalmas lehet erre is – projekt menedzsment eszközt válasszunk.
Tervezés és kivitelezés
További lényeges különbség, hogy míg a projektmenedzsment eszközök többnyire a projekt tervezésére fókuszálnak, illetve manuálisan általában követhetők bennük a projekt megvalósítás lépései, addig a workflow-ban megtervezett folyamatok azonnal, automatikusan futnak, ezen felül a rendszer ellenőrzi az egyes lépések határidőre történő megvalósulását is.
További lényeges elem, hogy a workflow-ban előre megtervezett folyamatok, lépések nem változtathatók meg a felhasználók által, ad hoc módon. Természetesen megfelelő jogosultságokkal rendelkező folyamatgazdák módosíthatnak folyamatokat, ugyanakkor nincs lehetőség például a határidők „utóállítására”, ha csúsznak a feladatok. Ilyen esetekben a workflow rendszer az előre kialakított folyamat mentén keres megoldást, például eszkalálja a problémát vagy – akár automatikusan – több erőforrást rendel a folyamathoz. Egy projektmenedzsment rendszerben terv és tényadatok hasonlíthatók össze, azaz csak utólag derül ki, hogy egy határidőt nem sikerült tartani, aminek semmilyen előre meghatározott és definiált okozata nincs.
Összegzés
Összegezve tehát a projektmenedzsment eszközök, illetve a workflow rendszerek bár mutatnak hasonlóságot bizonyos tekintetben, több köztük a különbség, mint az első ránézésre látszik. Célszerű bevezetés előtt megtervezni, hogy milyen feladatra milyen rendszert alkalmazunk, annak megfelelően amilyen a feladat természete. Ugyanakkor a rendszerek képességeit is figyelembe kell venni és ehhez mérten választani – szem előtt tartva, hogy a workflow bizonyos esetekben helyettesíthet projektmenedzsment eszközöket, ez azonban fordítva nem megvalósítható.
Projektmenedzsment - átlátható tervezés és végrehajtás
Jól felépített folyamatok mentén az egyes projektek tökéletesen nyomon követhetőek, hiszen a kollégák minden esetben az előzetesen meghatározott lépéseket követik. Az esetleg problémák tervezetten kezelhetőek, így elkerülhetőek a meglepetések.
BŐVEBBEN
