Az xFLOWer rendszer bevezetésekor, de már előtte, a tárgyalási szakaszban is többször felmerül a jogosultság kérdése, azaz ki mikor milyen adatokhoz, információhoz férhet hozzá, és hogyan "dönti el" a rendszer, hogy kinek mi a feladata. Az alábbi összefoglaló és esettanulmány ebben nyújt segítséget, bemutatjuk, milyen szempontok szerint kap valaki jogosultságot a szervezeten belül betöltött pozíciójának, szerepkörének megfelelően.
Összefoglaló
Az xFLOWer Folyamat- és Dokumentumkezelő rendszerben a felhasználói jogosultságok három szinten épülnek fel: skillek, jogosultságok és szerepkörök. Ezek együtt biztosítják, hogy minden feladat a megfelelő emberhez kerüljön, mindenki csak a saját munkáját lássa, és a rendszer teljes működése átlátható, biztonságos legyen.
1. Skillek (kompetenciák)
-
A skillek a folyamatlépésekhez kapcsolódnak: meghatározzák, hogy ki lehet felelőse az adott lépésnek, és ki végezheti el ténylegesen a feladatot.
-
Példa: egy számla ellenőrzés folyamatlépés csak olyan felhasználónak adható, aki rendelkezik pénzügyi skill-lel.
-
Így biztosítható, hogy a szakmai kompetencia mindig illeszkedjen a feladathoz.
2. Jogosultságok
-
A jogosultságok a keretrendszer funkcióihoz való hozzáférést szabályozzák.
-
Példák:
-
feltölthet-e dokumentumot,
-
küldhet-e emailt a rendszerből,
-
sztornózhat-e egy érvénytelen ügyet.
-
-
Ezzel biztosítható, hogy a felhasználók csak azokat a funkciókat használják, amelyekre valóban szükségük van.
3. Szerepkörök
-
A szerepkörök egy magasabb szintű jogosultsági keretet adnak.
-
A szerepkörhöz hozzárendelhetők:
-
skillek,
-
jogosultságok,
-
valamint meghatározható, hogy mely folyamatokban dolgozhat,
-
mely iktatókönyvű ügyeket érhet el,
-
mely törzsadatokat listázhat vagy kezelhet.
-
-
A szerepkör tehát egy „csomagolt jogosultság”, amely a teljes működési keretet szabályozza az adott munkakör számára.
Egy konkrét eset
A legegyszerűbb példa a fentiekre a DVG Zrt-nél a pénzügyi ügyfélszolgálat digitalizációja során az egyik legfontosabb feladat a szerepkörök és skillek megfelelő kialakítása volt.-
Skillek: a pénzügyi ügyek intézésére jogosult kollégákhoz pénzügyi skilleket rendeltek, így a rendszer csak nekik adhatott ki ilyen típusú feladatot.
-
Jogosultságok: szabályozták, hogy ki küldhet ki hivatalos értesítést, ki módosíthat ügyet, ki tekinthet meg adott típusú dokumentumokat.
-
Szerepkörök: létrehozták az ügyintéző, csoportvezető és pénzügyi vezető szerepköröket, amelyek meghatározták, hogy mely folyamatokhoz férhetnek hozzá és milyen döntéseket hozhatnak.
Eredmény:
-
Az ügyek kiosztása automatikusan a megfelelő skillel rendelkező kollégához került.
-
A jogosultságok révén elkerülhetővé váltak a hibás vagy jogosulatlan műveletek.
-
A szerepkörök biztosították, hogy a vezetők átfogó rálátással, az ügyintézők pedig célzott feladatokkal dolgozzanak.
