Top technológia, szigetszerűen alkalmazva
Munkánk során számos nagyvállalat központjába jutunk el konzultációra, szakmai tárgyalásra, és természetesen megbízás után a munkánk teljesítése miatt is. A legutolsó alkalmak egyikén a magyar gazdaság egyik kiemelkedő szereplőjének teljesen új központi irodájába kaptunk meghívást, ahol a vendégek fogadásában már az időpont-egyeztetéstől kezdve különböző technológiai megoldásokat vezettek be. Mindez persze azt a célt szolgálja, hogy a központi recepció, a fogadó fél és az érkező vendégek is a legkönnyebben jussanak be - lehetőleg kizárólag a számukra előzetesen engedélyezett - a tárgyalótérbe. A vállalat ehhez egy több lépéses folyamatot tervezett, melyben a megszokott név - elérhetőség - időpont hármas leadása után nem csak meghívót, de egyből egy QR kódot is kap az érkező. Ezt aztán a megérkezést követően tudja beolvasni, így egyszerűsödik az azonosítás, a különböző kötelező oktatások és szabályok elfogadtatása, és a fogadó fél értesítése. Hiszen - elvileg - mindez egy rendszerben, zárt keretek között működik. A probléma abból adódik, ha ezek a részegységek mégsem kerültek integrálásra, hiszen a zárt rendszer miatt a frontban ülő dolgozónak csak hiányos információi vannak az előkészületekről. Pontosan ebbe a problémába futottunk bele: bár az előzetes regisztráció során valóban megkaptuk a QR kódokat, amelyekkel elkezdhettük az oktatási anyagok megismerését, láthatóan megakadtunk a bejutásban. A kiküldött meghívó ugyanis nem volt hozzárendelve tárgyalóhoz, az utánajárást pedig nehezítette, hogy hozzáférés hiányában a front office nem is tudta, kit kellene megkérdeznie a továbbiakról. Így alakult ki az a helyzet, hogy egy alapvetően automatizált rendszer életre keltéséhez három ember, email-előzmények és telefonból ellenőrzött telefonszámok kellettek.
Folyamat és integráció: a kulcs a sikerhez
Természetesen a rendszer szakmabeliként elsőre elnyerte a tetszésünket: egy egyszerű foglalás után gyakorlatilag minden lépés úgy fut végig, hogy a találkozó előtt mindenki automatikus hozzájut a szükséges információkhoz, érkezéskor pedig csak be kell csekkolni egy kód szkennelésével. A történtek miatt aztán gyorsan kiderült, hogy mi hiányzott a rendszerből: az egyes részfeladatok integrálása. Hiszen alapesetben nem szabadna előfordulnia, hogy nem férünk hozzá a foglalást végző kollégánk adataihoz egy kattintással, hogy a QR kódok nem definiálják egyszerre az admin számára a fogadó felet, a tárgyalót, mindenki elérhetőségeit. A bejutás a kis közjáték után már problémamentesen zajlott - sőt, jó témát adott a beszélgetés megkezdéséhez -, azonban egyértelmű volt számunkra, hogy egy egyszerű workflow megoldással könnyen át tudnánk hidalni a hiányosságot. A hasonló esetek elkerülése érdekében tartjuk fontosnak, hogy külsős szakértő bevonásával elemezzük és teszteljük a folyamatokat a fejlesztések és az éles bevezetés előtt - hiszen így kerülhetnek elő a hasonló esetek. A bevezetést megelőzően pedig szintén szakértői tudás támogatásával érdemes végigvenni, hogy a meglévő rendszereink közül melyek sikeres közös működése szükséges ahhoz, hogy az elképzelt (valóban hasznos és hatékonyságnövelő) működési módot elérjük.
