Számlakezelés

Az xFLOWer minden bejövő számlát nemcsak karakterfelismeréssel olvas be, hanem intelligens adatkinyeréssel értelmezi is: megtalálja benne a megrendelésszámot, a tételeket és az összefüggéseket.

Az xFLOWer a beérkező számlát automatikusan összeveti a hozzá tartozó megrendeléssel és a teljesítésigazolással. Ha a három dokumentum egyezik, a számla automatikusan továbbhaladhat jóváhagyásra; eltérés esetén a rendszer jelzi, és a számla emberi ellenőrzésre kerül.

Miután az különböző pénzügyi műveletek során felmerülő összes adat a rendelkezésünkre áll, evidens, hogy ne csak a beérkező számlákkal tudjunk műveleteket elvégezni, de a folyamat másik oldalát, a számlázást is egy helyről indíthassuk.

Az xFLOWer integrációs lehetőségeinek hála csaknem bármely számlázó programmal kialakítható a szükséges adatkapcsolat, a legelterjedtebb rendszerekkel (pl szamlazz.hu) pedig már azonnal működő megoldást tudunk biztosítani.

Számlázó program cseréje esetén a fenti megoldás igencsak meggyengül, továbbá a legtöbb szervezetben nehezen garantálható, hogy a levelező rendszerből akár egy négy éves számla előkerüljön (pl. direkt vagy véletlen már törlésre került), de sok helyen az sem megoldott, hogy az adott levél egy munkatárs fiókjából elérhető legyen, aki már nem dolgozik a cégnél.

Jogszabály szerint minden kiállított és befogadott számla megőrizendő. Ez első pillanatban ez egyszerűnek tűnik, hisz ott lesz a számlázó programban és ott van a kiküldött e-mailek között is. A cégek működését jelentősen befolyásoló új szabályozók jelentek meg, amelyek előírják, hogy a beérkező elektronikus számlákat milyen kritériumok szerint kell archiválni, tárolni. Erről, és az xFLOWer által nyújtott szolgáltatásról ebben a cikkben olvashat bővebben.

Az xFLOWer minden számlát tárol, továbbá összekapcsolja azt az összes irattal/törzsadattal (szerződés/ PO/megrendelés/ügyfél /stb.)

Magyarországon az összes, belföldi adóalanyok közötti ügyletről adatot kell szolgáltatni a NAV felé, függetlenül az áfa összegétől, így az összes, belföldi vállalkozás számára kiállított számlát jelenteni kell.

Így a NAV online felületéről adatkapcsolatunk segítségével bármikor elektronikusan lekérdezhető az összes Magyarországon, vállalatra kiállított számla.

A fenti segítségével immáron nincs szükség arra, hogy a számlákból kézzel vagy valamilyen karakterfelismerő (OCR) eszközzel jusson hozzá az adataihoz.

xFLOWer az e-mailen vagy postán érkezett számlákhoz automatikusan kinyeri a NAV online-ban elérhető adatokat, így munkatársainak nem kell adatrögzítéssel foglalkozni, az elgépelésből adódó hibázási lehetőség pedig nullára csökken.