A vállalati működés egyik legfontosabb, mégis gyakran alulkezelt területe a beérkező elektronikus számlák archiválása. Pedig a digitális archiválás nem csak „szkennelés + mentés” – hanem szabályozott, visszakereshető, jogilag megfeleltethető folyamat, amelyre hatóságilag ellenőrizhető kötelezettségek vonatkoznak.
Az xFLOWer beépített számlaarchiválási megoldása pontosan ezt kínálja: nemcsak megőrzi, hanem folyamatba illeszti, ellenőrzi és bizonyítja az e-számlák archiválását – akár automatikusan, a beérkezés pillanatában.
Jogszabályi háttér: nem csak adatmegőrzés, hanem megfelelés
Az elektronikus számlák archiválását a következő szabályozások határozzák meg:- 2007. évi CXXVII. törvény (ÁFA törvény) – az e-számlák megőrzését a hitelesség, sértetlenség és olvashatóság követelményeihez köti.
- 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet – részletesen leírja a digitális archiválás technikai és eljárási feltételeit.
- eIDAS rendelet (EU 910/2014) – meghatározza az elektronikus aláírás és időbélyeg alkalmazásának uniós szintű kereteit.
Mit jelent ez a gyakorlatban? Az xFLOWer válasza
A legtöbb cég ma is így archiválja a beérkező számlákat: ❌ Letöltés e-mailből → manuális mentés → mappa létrehozás → fájlnév átnevezés → később keresgélés Ez fárasztó, és nem felel meg az érintett jogszabályoknak, így
nem auditálható. Ezzel szemben az xFLOWer archiválási folyamata: ✅ A számla automatikusan bekerül a rendszerbe (e-mailből vagy NAV interfészen keresztül) ✅ A rendszer
érkezteti, nyilvántartásba veszi, és hozzákapcsolja a kapcsolódó ügyhöz vagy jóváhagyási folyamathoz ✅ A jóváhagyás után a számla
elektronikusan archiválásra kerül időbélyeggel és aláírással ✅ Minden lépés naplózott, visszakereshető, auditálhatóFunkciók üzleti nyelven – nem csak informatikusoknak
Az xFLOWer archiválási modulja kifejezetten a pénzügyi, könyvelési és kontrolling felhasználók igényeire készült. Néhány kiemelt üzleti funkció:- Bejövő számlák automatikus feldolgozása e-mail csatolmányból vagy NAV kapcsolaton keresztül
- Kapcsolódó szerződés, ügy, projekt automatikus összerendelése
- Jóváhagyási folyamat támogatása (pl. több szintű költséghely-jóváhagyás)
- Archiválási státusz és dokumentum-életút követése
- Jogosultságkezelés és auditálhatóság a teljes életciklus során
Integrációk: nem külön rendszer, hanem egységben működő lánc
Az xFLOWer nem elszigetelt archiváló eszköz, hanem rendszerbe illeszkedő folyamatirányító. Az archiválás szervesen kapcsolódik más modulokhoz: 🔗 Számlaérkeztetés e-mailből vagy NAV kapcsolattal 🔗 Számlaellenőrzés és jóváhagyás ügy- vagy szerződésalapon 🔗 Könyvelőprogram vagy ERP integráció (pl. SAP, Kulcs-Soft, Libra); ehhez API készlet 🔗 Digitális aláírás és időbélyegzés szolgáltatókhoz kapcsolódás (pl. Microsec)Miért nem elég egy „archiváló szoftver”?
Számos piacon elérhető szoftver kínál elektronikus archiválást – de ezek többsége nem rendelkezik valós üzleti folyamatvezérléssel. 📁 Egy archiváló szoftver tárol. 🔄 Az xFLOWer folyamatot kezel, ahol az archiválás a rendszer logikai részévé válik. Ez nem csak jogilag biztonságosabb, hanem
üzletileg is hatékonyabb – mert nem kell utólag keresni, ellenőrizni, visszakeresni.Összegzés: beérkező számlák? Folyamatba vele!
Az archiválás nem cél, hanem eszköz: a pénzügyi transzparencia, a jogi megfelelés és a hatékony működés eszköze. Az xFLOWer pedig nem hagyja, hogy ezt külön rendszerekből, manuálisan kelljen összelegózni. Ha szeretnél olyan megoldást, ahol a beérkező számlák feldolgozása, jóváhagyása és archiválása
egy összefüggő, jogilag megfeleltetett folyamatban történik, keress minket bizalommal!
