Egy kintlévőség kezelési folyamat esetében tudnunk kell, hogy milyen fizetési határidőkkel dolgozunk egyes cégekkel vagy szolgáltatókkal, hiszen fontos ismerni mikor tudjuk elvárni az adott számla rendezését.
Ezen a területen különösen fontos az alacsony átfutási idő, illetve, hogy semmilyen dokumentum se keveredjen el, hiszen jelentős pénzügyi veszteséget okozhat. Egy folyamatkezelő rendszer segítségével nem csak a megfelelő nyilvántartásra, de a kapcsolódó feladatok kezelésére, dokumentumok tárolására és automatizációra is lehetőségünk van.
A megelőzés fontossága
A cégek életében a pénzügyi megelőzés fontossága abban nyílvánul meg, hogy segít elkerülni a pénzügyi válságokat és veszteségeket. Ez lehetővé teszi a stabil üzletmenetet és a hosszútávú fenntarthatóságot. A pénzügyi megelőzés nélkülözhetetlen a pénzügyi stabilitás sikerének megőrzéséhez. A lejárt tartozások általában a határidők monitorozásának hiánya okozza legtöbb esetben, azonban előfordulhat, hogy a fizető fél technikai problémába ütközött, ami miatt nem tudja időben elvégezni a számla kiegyenlítését. Ebben jelentős segítséget jelenthet az automatizált értesítők beállítása, ami figyelmezteti ügyfeleinket a számláink közeli lejárati határidejére.
Lejárt tartozások kezelése
Ideális esetben a fizetési határidő lejáratát követően elindul egy folyamat, amelynek minden esetben a kintlévőség valamilyen módon történő behajtásával kell végződnie. Amennyiben ez a folyamat nem indul el a megfelelő időben, az jelentős problémát okozhat egy cég pénzügyi helyzetében.
Bár a kintlévőségek kezelése valamelyest muszáj, hogy manuálisan végzett folyamat maradjon, ezt a folyamatot mindenképpen érdemes egy folyamatkezelő rendszer keretei között kontrollálni.
Dokumentumok tárolása
A kintlévőség kezelési problémák kezelésének alapja, hogy az ügymenet során keletkezett összes dokumentum rendelkezésre álljon, visszakereshető formátumban. Egyetlen dokumentum sem veszhet el, hisz nem tudhatjuk, hogy évek múltán szükségünk lesz-e valamelyikre.
A dokumentumok tárolása során fontos megemlíteni az azokban rejlő adatok digitalizálását és kiolvasását is, mellyel az adatok egyesével a feladathoz kapcsolhatóak, jelentősen megkönnyítve a velük való munkát.
Feladatok kiosztása
Ha a dokumentumok rendelkezésre állnak, lehetőségünk van felépíteni a kintlévőség-kezelés folyamatát és a megfelelő személyhez rendelni az adott igényt a közreműködésre.
Egy folyamatkezelő rendszer segítségével a legtöbb feladat kiosztása automatizálható, hisz az tisztában van a határidőkkel, felelősökkel és a tartozás minden részletével. A feladatok kiosztásáról minden résztvevő fél automatikus értesítést kaphat.
Vitatott teljesítések kezelése
Vitatott teljesítések esetén a folyamatkezelő rendszer képes a feladatot a szervezeten kívüli kintlévőség kezelő partnerhez továbbítani minden adattal és dokumentummal együtt. Egy sikertelen kintlévőség kezelés után lehetőségünk van beállítani, hogy automatikusan elinduljon egy esetleges perindítási folyamat.
Összegzés
Jól látható, hogy ahogy a többi adminisztratív tevékenység, úgy a kintlévőségkezelés is jól körülírható üzleti folyamatokon alapul. Ezeket a folyamatokat érdemes egy egységes folyamatkezelő rendszerben felépíteni mind a rendszerezettség, mind az automatizáció adta előnyök miatt.
Mi a Click On-nál arra törekszünk, hogy ne pusztán saját szoftveres megoldásunkat, hanem a hozzá kapcsolódó tudást is átadjuk minden ügyfelünk számára, hisz a folyamatok megfelelő felépítése nélkül egyetlen szoftver használata sem vezet sikerre.
