A munkaerő-kezelés legfontosabb része a feladatok kiosztása és nyomon követése, de ide tartozik a szabadságolások és a jelenléti adatok kezelése is. Általánosan elfogadott, hogy a feladatok kiosztására a mai napig külön munkakört tartanak fenn, pedig néhány kivételes helyzettől eltekintve ez a tevékenység is teljes egészében automatizálható.
A feladatszervezés fő kihívásai
A feladatok megfelelő kiosztásához számtalan aktuálisan tartott információval kell rendelkeznünk. Tisztában kell lennünk a feladatokkal kapcsolatos dependenciákkal, résztvevőkkel, prioritásokkal és határidőkkel. A feladatokkal kapcsolatos információkon túl tudnunk kell a végrehajtó személyekkel kapcsolatos pontos kvalitásokat, kapacitást és szabadságolási adatokat.
Ha manuálisan kell döntést hoznunk arról, hogy ki-mikor-milyen feladatot végezzen, nem csak a rendelkezésre álló adatok aktualitására kell ügyelnünk, hanem hogy minden résztvevőt értesítsünk a rájuk bízott feladatokról. Az ilyesfajta működés pontatlansághoz és az erőforrások folyamatos pazarlásához vezet.
Visszajelzések kezelése
Különféle feladat végrehajtása során felmerülhetnek nem várt problémák, amelyek az eredeti feladat módosítását, vagy további részmunka feladatok létrehozását igénylik. Az ilyesfajta visszajelzések után szükség lehet azonnali beavatkozásra és akár több résztvevő bevonására is.
A visszajelzés során felmerülő első kérdés, hogy kinek kell jelezni a feladat végrehajtása alatt felmerülő problémákat, illetve kihez lehet fordulni, ha az elsődleges személy nem elérhető. Jelentős előnyre tennénk szert, ha az ehhez hasonló helyzetekben automatikusan feltüntetésre kerülne a felettes, illetve helyettesének elérhetőségei a felületen anélkül, hogy külső beavatkozásra kerülne sor.
Automatizált munkaerő-kezelés
Egy folyamatkezelő rendszer segítségével az információknak nem csupán a tárolása lehetséges, hanem a munkafolyamatok előzményei is megtekinthetőek, hiszen azoknak teljesítése szükséges a döntés meghozatala előtt.
Egy szabadságigénylés feltételeinek ismeretében akár automatikusan is jóváhagyható, amennyiben szükséges a manuális jóváhagyás, a kérés automatikusan a megfelelő személyhez továbbítható.
Ugyanezen elvek mentén a feladatok kiosztása is automatizálható. A folyamatkezelő program tisztában van a feladatokhoz szükséges készségekkel, illetve azzal, hogy ki-milyen készségekkel rendelkezik. Ezeket, illetve a terheltségi adatokat, prioritást és határidőket felhasználva, a program képes automatikusan kiosztani minden feladatot. Amennyiben kapacitásbeli hiányt észlel, képes jelezni azt.
Jelenléti adatok
A jelenléti adatok megfelelő nyilvántartása nem csak az erre vonatkozó törvényi kötelezettség miatt bír nagy jelentőséggel, de a szervezet működésében is fontos szerepet játszik. Ennek adminisztrációja időigényes folyamat, ami magas fokú precizitást igényel, amelyet manuálisan szinte lehetetlen biztosítani.
Egy folyamatkezelő rendszer lehetőséget biztosít arra is, hogy a szabadságolási és munkaköri adatok alapján automatikusan legenerálja a jelenléti ívet. Mivel a rendszer képes kezelni a kinyomtatott munkalapokat is, megkövetelheti, hogy a jelenléti ív minden esetben aláírtan, határidőre érkezzen be szkennelt formában.
Összegzés
A fenti egyszerű példák jól szemléltetik, hogy számtalan lehetőségünk van megkönnyíteni és konstruktívabbá tenni a manuális munkafolyamatokat, mindezt jelentős erőforrás megtakarítás mellett. Ahhoz, hogy a folyamatok megfelelően ki legyenek építve, minden ügyfelünk számára folyamatos szakmai támogatást nyújtunk saját szoftveres megoldásunk mellé, ezzel garantálva annak hatékony működését.
