Néhány évvel ezelőtt még valószínűleg senki nem gondolta volna, hogy Magyarországon a vállalkozások egyik legnagyobb problémája a munkaerő hiánya lesz. De a mostani helyzettel akkoriban még senki nem számolt; lehetett látni, hogy néhány ágazatban esetleg problémák adódhatnak, azonban az általános munkaerőhiány kialakulásától még messze álltunk.
Ma azonban az a helyzet, hogy szinte az összes ágazatban megjelenik a minőségi munkaerő hiánya. Ennek megfelelően a jól képzett, tapasztalt szakemberek minden további nélkül kérhetnek – és kapnak – minden eddiginél magasabb béreket. A jelen gazdasági környezetben a munkáltatók nem feltétlen képesek kigazdálkodni magasabb béreket – önhibájukon kívül. Ezen gordiuszi csomó átvágására nincs túl sok lehetőség – bizonyos területek automatizálása viszont lehet.
Automatizáció az ügyvitelben
Amikor automatizációról esik szó, legtöbbünk lelki szemei előtt nagy, robotizált gyártósorok jelennek meg, ahol a robotok automatikusan végzik el az addig ember által végzett munkákat: hegesztenek, csavaroznak, vágnak, festenek és így tovább. Jelenleg még kevésbé elterjedt fogalom az irodai automatizáció, azaz az operatív működést támogató szervezeti egységekben, adminisztrációban megvalósítható automatizálás. Ugyanakkor e területen is rengeteg ismétlődő, akár emberi beavatkozás nélkül elvégezhető feladat adódik: adatok rögzítése, másolása, űrlapok kitöltése, jóváhagyások kezelése, beérkező iratok iktatása és így tovább.
Miért ne alkalmazhatnánk olyan szoftveres megoldást, ami támogatja az irodai automatizálást is? Egy megfelelően robosztus workflow rendszer segítségével egy sor olyan irodai tevékenységet automatizálhatunk, amelyek jelen állapot szerint „pénztemetők” – azaz hozzáadott értéket nem hoznak létre, viszont muszáj elvégezni őket a lehető legkisebb hibaszázalékkal.
Természetesen még rengeteg olyan eset adódhat, amikor egy megfelelő rendszer segítségével automatikusan történhetnek meg olyan feladatok, amelyek kivitelezése, követése, ellenőrzése jelenleg emberi erőforrással történik.
Munkavállalóink számára megterhelő és időigényes feladatként jelenhet meg a visszajelzések, jóváhagyások kérése és kezelése, amennyiben nem megfelelő rendszerben támogatjuk e feladataikat.
Nem csupán a hibalehetőségek száma növekszik az ilyen típusú jóváhagyás kezeléssel, hanem a vezetők megválaszolandó emailjeinek száma is, amely adott esetben maga alá temetheti a vezetőséget és hátráltatja a hatékony munkavégzést is. Nem beszélve arról, hogy a jóváhagyás, kérések vagy az azokra adott válaszok keveredhetnek a levelezésben, így nem feltétlen lehet tudni a későbbiekben, hogy ki, mit, miért és mikor hagyott jóvá vagy utasított el.
Egy workflow rendszer segítségével egyrészt keretbe foglalhatók a jóváhagyási feladatok és mindig, minden jóváhagyás azonos lépéseken keresztül, határidőkkel valósulhat meg. Másrészt viszont a jóváhagyások, döntések egy része automatizálható is, például értékhatár, vagy más, jól definiálható tényező függvényében.
Napi rutinok és termelékenység
Amíg a kollégák adat másolással, felesleges levelezéssel, adatrögzítéssel töltik idejüket, nem tudnak időt szakítani a stratégiailag fontos, értékes munka elvégzésére. Értékesítési csapat esetében például sok időt vehet igénybe az adminisztráció. Amellett, hogy az adatok rögzítése és a munka adminisztrációja rendkívül fontos, minden perc, amit az értékesítők erre szánnak, eladás nélkül telik.
Hogy oldhatjuk meg, hogy az adminisztratív munka minőségének megtartása mellett időt szabadítsunk fel az értékesítésben?
Egy megfelelően kialakított workflow rendszer segítségével automatizálhatjuk az adminisztráció nagy részét, így értékesítőink azt csinálhatják, amihez a legjobban értenek: eladhatják termékünket, szolgáltatásunkat ahelyett, hogy számítógép előtt ülve végeznék adminisztratív feladataikat. Ebből következően növekszik az eladott mennyiség, az értékesítés hatékonysága is. Az automatizált folyamatok nem csupán egy-egy szervezeti egység, hanem az egész szervezet számára hasznosak. Minden területen akad olyan feladat, amit automatizálni lehet vagy gyorsabb, célszerűbb egy erre a célra kialakított rendszerben kezelni. Az olyan alkalmazások, mint az xFLOWer, nagy segítséget jelentenek a vállalat minden területén és szintjén a munkafolyamatok kezelésében, minden iparágban.
Összegezve:
A Click On-nál célunk az, hogy ne csak a saját szoftveres megoldásunkat nyújtsuk ügyfeleinknek, hanem a hozzá kapcsolódó tudást is átadjuk. Hiszünk abban, hogy a megfelelő folyamatok kialakítása nélkül bármilyen szoftver használata nehézségekbe ütközhet és nem vezet sikerhez.Megfelelő szakmai tudás átadásával olyan értéket tudunk adni, amivel a helyes információval és ismeretekkel segítjük munkavállalóikat a siker elérésében vagy a feladatok hatékonyabb elvégzésében.
