Ennek oka az volt, hogy a nyújtott szolgáltatás nem volt éppen látványos, “csupán” biztosította, hogy mindig minden rendben menjen az érintett területeken. Éppen ezért erre a kérdésre muszáj volt adekvát választ adni, amihez viszont szükség volt az elvégzett munkák, különféle szolgáltatások adataira. A workflow rendszerből pillanatok alatt sikerült kinyerni a szükséges adatokat: mikor, milyen szolgáltatás került elvégzésre, milyen dokumentumok születtek e folyamatok során. Ehhez még hozzá kapcsolták az érintett tevékenységek elmaradásáért felmerülő büntetési tételeket és e kimutatást egységesen mutatták be az ügyfélnek. Az adatokból pontosan látszott, hogy a szolgáltatás díját messzemenőkig meghaladják a büntetési tételek, illetve kikristályosodott az is, hogy a szolgáltatóra nagy szükség van, mivel házon belül nem oldható meg az említett feladatok ellátása – legalábbis gazdaságosan. Az eredmény? A meglévő szolgáltatási szerződés további fenntartása, és természetesen a kellemetlen feltételezések teljes megszűnése. Ebben az esetben is a folyamatkezelő platform szolgáltatott olyan adatokat, amik kellően meggyőzőek voltak az ügyfél számára a tekintetben, hogy a szolgáltatás elvégzésre került, illetve, hogy pénzügyileg is megérte a szolgáltató partnert választani.

További rövid példák

Egy megfelelően robosztus és jól felépített folyamatkezelő rendszer a következő további előnyöket kínálja, amiket az ügyfelek is észrevesznek:

● Gyorsabb válaszidők biztosítása

● A teljes folyamat követésével és a minden részletre kiterjedő kontrolling automatizmusok által a teljesítés biztosan úgy valósul meg, ahogy az ügyfél elvárja.

● Hatékony kétirányú kommunikáció, bármely csatorna kezelésével és az eredmények, igények hatékony, gyors kivitelezésével

● Szervezettebb, jobban működő vállalat képe rajzolódik ki az ügyfél szemében

Összegzés

Ahogy a fenti példákból is látszik, a workflow bevezetéseknek többrétű, elsőre talán nem egyértelmű, mégis lényeges hasznai is lehetnek. Éppen ezért érdemes több szempontból is végiggondolni, hogy például az ügyfeleink szempontjából milyen előnyöket kínálhat a jobban szervezett, gyorsabb reakció idejű és általánosságban konzisztensebb szervezet megszületése. Ugyanitt említhetjük persze az adatok és dokumentumok visszakövethetőségét is: ahogy láthattuk, ezek is segítenek abban, hogy ügyfeleink számára hasznos, adekvát információkat adhassunk át gyorsan. Sorozatunk további részeiben folytatjuk más területen megjelenő workflow példákkal is!